Kinderleichte E‑Mail Archivierung
Worum geht es?
Seit 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die bisherigen Vorschriften des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sind seit diesem Stichtag hinfällig geworden.
Für Ihre tägliche Arbeit besonders relevant: Das Thema E‑Mail Archivierung. Mit dem Jahreswechse zu 2017 sind alle Unternehmen verpflichtet eine rechtssichere E‑Mail Archivierung zu haben.
Bereits am 14. November 2014 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium die jetzt geltende GoBD. Diese löst die bis dahin geltenden „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) ab. In Hinblick auf die sich heutzutage durchsetzende papierlose Buchführung, waren die Anpassung der Regelungen notwendig. Der übliche elektronische Datenaustausch und die digitale Dokumentation relevanter Geschäftsvorfälle unterliegen damit auch klaren Bestimmungen. Einen speziellen Fall stellen dabei die eMails dar.
Wir haben für Sie ein paar Tipps und Hinweise zusammengestellt, falls auch in Ihrer Firma die die IT noch nicht den gesetzliche Bestimmungen entsprechen sollte. Dies gilt für Freiberufler und Einzelunternehmer genauso wie für kleine und mittelständische Unternehmen oder Großkonzerne.
Grundsätzliches zur E‑Mail Archivierung
Sofern eMails die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes haben, müssen sie — wie bisher schon bei anderen Unterlagen auf Papier — den üblichen Fristen entsprechend manipulationssicher aufbewahrt werden. Das gilt für alle steuerlich relevante Anhänge, wie Angebote oder Rechnungen. Ist der eMail-Text lediglich ein Begleitschreiben, mit dem eine Rechnung versendet wird, darf die eMail gelöscht werden – so wie ein Briefumschlag, der in den Papierkorb geht. In diesem Fall muss nur die Rechnung selbst archiviert werden. Die Rechnung wiederum muss weiterhin die vollständigen Pflichtangaben für die steuerliche bzw. umsatzsteuerliche Veranlagung beinhalten.
eMails, die der Archivierungspflicht unterliegen, müssen genau wie alle anderen elektronisch erzeugten Dokumente inklusive ihrer Datenanhänge jederzeit verfügbar sein, vollständig und manipulationsgeschützt, sowie maschinell auswertbar vorliegen. Nach den Anforderungen der GoBD genügt es nicht, sie auszudrucken und in Papierform abzulegen. Sofern die eMail Archivierung verschlüsselt erfolgt, muss ein Steuerprüfer jederzeit einen unverschlüsselten Zugriff erhalten, die eMails per Volltextsuche prüfen und das Archiv maschinell auswertet können.
Wie bei anderen Geschäftsvorfällen auch, muss — je nach Art der eMail und ihrer steuerlichen Relevanz — eine Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren eingehalten werden. Unternehmen mit digitalem Geschäftsverkehr haben nun einen weiteren großen Aufwand: Sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Handelsbriefe etc. haben entsprechend den Bestimmungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) archiviert und abrufbereit gehalten zu werden.
Sonderfall — die private E‑Mail am Arbeitsplatz
Sofern es in Ihrem Unternehmen Ihren Mitarbeitern erlaubt ist, private Mails über die eigenen Firmen-eMailboxen zu versenden und diese dann ebenfalls in der Archivierung mit gesichert werden, kann dies zu Problemen mit den Datenschutzbestimmungen führen. Die Mitarbeiter könnten mit einer innerbetrieblichen Vereinbarung diesem Verfahren zustimmen. Externe Empfänger und Absender haben aber unabhängig davon das Recht auf den Schutz ihrer Privatsphäre.
Deshalb sollte man private von geschäftlichen eMails strikt trennen.
Beste Lösung: eine Software die Ihnen die Arbeit abnimmt
Für Unternehmen – selbst für kleine Betriebe – ist die Aufgabe der rechtssicheren eMail Archivierung, die alle steuerrelevanten Vorschriften erfüllt, auf manuelle Weise kaum rechtssicher oder nur mit hohem Aufwand selbst zu bewältigen. Falls auch private Nachrichten einbezogen werden sollen, steigt dieser Aufwand nochmal zusätzlich.
Unser Tipp: Nutzen Sie eine leistungsfähige Software für die E‑Mail Archivierung, die sämtliche Anforderungen an die Rechtssicherheit erfüllt und zusätzlich über die vorgeschriebenen Funktionen verfügt.
Was muss die Software zur E‑Mail-Archivierung leisten?
1. Alle E‑Mails müssen vollständig erfasst und archiviert werden. Am besten noch vor der tatsächlichen Weiterleitung an die Empfänger.
2. Die Archivierung muss originalgetreu und mit allen Informationen vorliegen.
3. Eine Manipulation der archivierten E‑Mails muss ausgeschlossen sein.
4. Alle Nachrichten im Archiv müssen während der Aufbewahrungsfristen so geschützt sein, dass E‑Mails nicht vorzeitig gelöscht werden können.
5. Der Betriebsprüfer des Finanzamtes muss sämtliche Dokumente lückenlos einsehen und durchsuchen können.
Eine sichere E‑Mail Archivierung ist ein komplexes Thema.
Bitte sprechen Sie uns an — wir beraten Sie gerne und zeigen Ihnen Lösungswege.
