Kin­der­leich­te E‑Mail Archi­vie­rung

 

Wor­um geht es?

Seit 1. Janu­ar 2017 gel­ten die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff“ (GoBD). Die bis­he­ri­gen Vor­schrif­ten des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums für Finan­zen (BMF) zur Auf­be­wah­rung von Geschäfts­un­ter­la­gen sind seit die­sem Stich­tag hin­fäl­lig gewor­den.
Für Ihre täg­li­che Arbeit beson­ders rele­vant: Das The­ma E‑Mail Archi­vie­rung. Mit dem Jah­res­wech­se zu 2017 sind alle Unter­neh­men ver­pflich­tet eine rechts­si­che­re E‑Mail Archi­vie­rung zu haben.

Bereits am 14. Novem­ber 2014 ver­öf­fent­lich­te das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­um die jetzt gel­ten­de GoBD. Die­se löst die bis dahin gel­ten­den „Grund­sät­ze ord­nungs­mä­ßi­ger DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me“ (GoBS) sowie die „Grund­sät­ze zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen“ (GDPdU) ab. In Hin­blick auf die sich heut­zu­ta­ge durch­set­zen­de papier­lo­se Buch­füh­rung, waren die Anpas­sung der Rege­lun­gen not­wen­dig. Der übli­che elek­tro­ni­sche Daten­aus­tausch und die digi­ta­le Doku­men­ta­ti­on rele­van­ter Geschäfts­vor­fäl­le unter­lie­gen damit auch kla­ren Bestim­mun­gen. Einen spe­zi­el­len Fall stel­len dabei die eMails dar.

Wir haben für Sie ein paar Tipps und Hin­wei­se zusam­men­ge­stellt, falls auch in Ihrer Fir­ma die die IT noch nicht den gesetz­li­che Bestim­mun­gen ent­spre­chen soll­te. Dies gilt für Frei­be­ruf­ler und Ein­zel­un­ter­neh­mer genau­so wie für klei­ne und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men oder Groß­kon­zer­ne.

Grund­sätz­li­ches zur E‑Mail Archi­vie­rung

Sofern eMails die Funk­ti­on eines Belegs oder eines Geschäfts­brie­fes haben, müs­sen sie — wie bis­her schon bei ande­ren Unter­la­gen auf Papier — den übli­chen Fris­ten ent­spre­chend mani­pu­la­ti­ons­si­cher auf­be­wahrt wer­den. Das gilt für alle steu­er­lich rele­van­te Anhän­ge, wie Ange­bo­te oder Rech­nun­gen. Ist der eMail-Text ledig­lich ein Begleit­schrei­ben, mit dem eine Rech­nung ver­sen­det wird, darf die eMail gelöscht wer­den – so wie ein Brief­um­schlag, der in den Papier­korb geht. In die­sem Fall muss nur die Rech­nung selbst archi­viert wer­den. Die Rech­nung wie­der­um muss wei­ter­hin die voll­stän­di­gen Pflicht­an­ga­ben für die steu­er­li­che bzw. umsatz­steu­er­li­che Ver­an­la­gung beinhal­ten.

eMails, die der Archi­vie­rungs­pflicht unter­lie­gen, müs­sen genau wie alle ande­ren elek­tro­nisch erzeug­ten Doku­men­te inklu­si­ve ihrer Daten­an­hän­ge jeder­zeit ver­füg­bar sein, voll­stän­dig und mani­pu­la­ti­ons­ge­schützt, sowie maschi­nell aus­wert­bar vor­lie­gen. Nach den Anfor­de­run­gen der GoBD genügt es nicht, sie aus­zu­dru­cken und in Papier­form abzu­le­gen. Sofern die eMail Archi­vie­rung ver­schlüs­selt erfolgt, muss ein Steu­er­prü­fer jeder­zeit einen unver­schlüs­sel­ten Zugriff erhal­ten, die eMails per Voll­text­su­che prü­fen und das Archiv maschi­nell aus­wer­tet kön­nen.

Wie bei ande­ren Geschäfts­vor­fäl­len auch, muss — je nach Art der eMail und ihrer steu­er­li­chen Rele­vanz — eine Auf­be­wah­rungs­frist von sechs bis zehn Jah­ren ein­ge­hal­ten wer­den. Unter­neh­men mit digi­ta­lem Geschäfts­ver­kehr haben nun einen wei­te­ren gro­ßen Auf­wand: Sämt­li­che Ein- und Aus­gangs­rech­nun­gen, Ange­bo­te, Han­dels­brie­fe etc. haben ent­spre­chend den Bestim­mun­gen der „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff“ (GoBD) archi­viert und abruf­be­reit gehal­ten zu wer­den.

Son­der­fall — die pri­va­te E‑Mail am Arbeits­platz

Sofern es in Ihrem Unter­neh­men Ihren Mit­ar­bei­tern erlaubt ist, pri­va­te Mails über die eige­nen Fir­men-eMail­bo­xen zu ver­sen­den und die­se dann eben­falls in der Archi­vie­rung mit gesi­chert wer­den, kann dies zu Pro­ble­men mit den Daten­schutz­be­stim­mun­gen füh­ren. Die Mit­ar­bei­ter könn­ten mit einer inner­be­trieb­li­chen Ver­ein­ba­rung die­sem Ver­fah­ren zustim­men. Exter­ne Emp­fän­ger und Absen­der haben aber unab­hän­gig davon das Recht auf den Schutz ihrer Pri­vat­sphä­re.
Des­halb soll­te man pri­va­te von geschäft­li­chen eMails strikt tren­nen.

Bes­te Lösung: eine Soft­ware die Ihnen die Arbeit abnimmt

Für Unter­neh­men – selbst für klei­ne Betrie­be – ist die Auf­ga­be der rechts­si­che­ren eMail Archi­vie­rung, die alle steu­er­re­le­van­ten Vor­schrif­ten erfüllt, auf manu­el­le Wei­se kaum rechts­si­cher oder nur mit hohem Auf­wand selbst zu bewäl­ti­gen. Falls auch pri­va­te Nach­rich­ten ein­be­zo­gen wer­den sol­len, steigt die­ser Auf­wand noch­mal zusätz­lich.

Unser Tipp: Nut­zen Sie eine leis­tungs­fä­hi­ge Soft­ware für die E‑Mail Archi­vie­rung, die sämt­li­che Anfor­de­run­gen an die Rechts­si­cher­heit erfüllt und zusätz­lich über die vor­ge­schrie­be­nen Funk­tio­nen ver­fügt.

Was muss die Soft­ware zur E‑Mail-Archi­vie­rung leis­ten?

1. Alle E‑Mails müs­sen voll­stän­dig erfasst und archi­viert wer­den. Am bes­ten noch vor der tat­säch­li­chen Wei­ter­lei­tung an die Emp­fän­ger.
2. Die Archi­vie­rung muss ori­gi­nal­ge­treu und mit allen Infor­ma­tio­nen vor­lie­gen.
3. Eine Mani­pu­la­ti­on der archi­vier­ten E‑Mails muss aus­ge­schlos­sen sein.
4. Alle Nach­rich­ten im Archiv müs­sen wäh­rend der Auf­be­wah­rungs­fris­ten so geschützt sein, dass E‑Mails nicht vor­zei­tig gelöscht wer­den kön­nen.
5. Der Betriebs­prü­fer des Finanz­am­tes muss sämt­li­che Doku­men­te lücken­los ein­se­hen und durch­su­chen kön­nen.

Eine siche­re E‑Mail Archi­vie­rung ist ein kom­ple­xes The­ma.

Bit­te spre­chen Sie uns an — wir bera­ten Sie ger­ne und zei­gen Ihnen Lösungs­we­ge.